中国国外考试协调处规定，凡欲赴美国或加拿大留学人员，必须经过有关部门同意，持本单位人事部门介绍信和有效证件（工作证、学生证和身份证）去各考试中心报名。各考试中心经过核验考生的有效证件和单位人事部门介绍信后，对于手续合格者方可办理报名手续。函报考生应该在规定的报名日期内写信向所在地区的考试中心索取报名表，同时汇去考试费（以人民币形式支付），考试中心在收到函件和考试费后，即给报考者邮寄报名表。各大城市的考生应直接到当地的考试中心联系有关报名事宜。
考生支付人民币考试费后，将由各考试中心负责免费提供一份考生手册（Bulletin of Information for TOEFL），内附报名表一份。美国教育考试服务处编发的报名表分为美国版和国外版两种，我国使用统一的中国版报名表，考生无论参加何种考试，都必须使用从我国考试中心领取的报名表，其它类型的报名表一律无效）。
考生在领取报名表之后，不得以任何形式转让给他人，如发现领表人与报考人姓名不符，考试中心将取消其报名资格。由于报名表格是由机器阅读处理的，表格填写不合格者将收不到成绩，因此在填写报名表时一定要仔细认真，以免出现错误。
表格填写好后交回考试中心时应附上考试费（以美元形式支付），同时还需交一张二寸正面免冠近期照片，照片背面用铅笔写上姓名和报名号。函报者的表格、汇款和单位介绍信必须挂号寄往发给其报名表的相应的考试中心，而不要寄给中国国外考试协调处。
